1/ MISSION | SỨ MỆNH:

This role ensures that documentation, communication, and kitchen-related administration (e.g., schedules, purchasing requests, training records, HACCP files) are organized and efficiently managed. The Kitchen Secretary acts as the administrative backbone of the kitchen, enabling chefs to focus on culinary operations while ensuring compliance and smooth coordination with other departments.

2/ MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. Types reports, letters, memoranda, forms and correspondence for the Kitchens maintains files and Copies.
Thực hiện các báo cáo, thư từ, bản ghi nhớ, biểu mẫu cho cho bộ phận Bếp, lưu giữ  hồ sơ.

2. Opens, reads sorts and records incoming departmental mail: forwards to the Exec..Chef and to other personnel concerned. 
Kiểm tra, sắp xếp và lưu giữ giấy tờ thư từ của bộ phận: chuyển cho Bếp trưởng và các nhân viên khác liên quan. 

3. Checks different kitchen sections and prepares daily absence, tardiness and overtime report, coordinating time schedules with the timekeeper and receives the weekly roster from each department concerned every Thursday by 1:00 PM for the following week.
Kiểm tra các khu vực bếp khác nhau và lập báo cáo các trường hợp vắng mặt, đi làm trễ giờ và làm thêm hàng ngày, phối hợp lịch trình thời gian với máy chấm công và nhận bảng phân công hàng tuần từ từng bộ phận liên quan trước 1 giờ trưa thứ Năm hàng tuần cho tuần tiếp theo. 

4. Responsible for checking daily attendance records, annual leave, medical leave and submitting record sheets to HR Department, weekly duty roster.
Chịu trách nhiệm công việc chấm công hàng ngày, nghỉ phép năm, nghỉ phép và nộp hồ sơ cho Phòng Nhân sự, lịch làm việc hàng tuần.

5. Order and requisite all stationary used by the Chef’s Office and kitchen sections, maintain Chef’s-Office in clean & proper order at all times, co-ordinate with House-keeping attendant. 
Yêu cầu đặt hàng tất cả văn phòng phẩm cho văn phòng Bếp và các khu vực Bếp, duy trì văn phòng Bếp luôn sạch sẽ và ngăn nắp, phối hợp với nhân viên bộ phận Buồng phòng. 

6. Informs the Executive Chef regarding changes of functions sheets, and always double check with the Catering department for the accurate count of (pax) and venue time etc.
Thông báo cho Bếp trưởng điều hành về những thay đổi trong công việc, và luôn kiểm tra kỹ với Nhà hàng để biết chính xác số lượng (khách) và thời gian địa điểm, v.v.

7. Types and distribute Menus to all outlet kitchens signed by Exec. Chef before issuing to avoid any mistakes or wrong information. 
Sắp xếp và trình các Menu cho Bếp trưởng ký duyệt trước khi gởi cho các bếp để tránh mọi trường hợp nhầm lẫn, sai thông tin.

8. Distributes and post‘s function orders to all kitchens concerned on time, signed by each section or outlet Chef time received, name and date when issued. 
Cập nhật các yêu cầu công việc cho tất cả các bếp liên quan đúng giờ, có chữ ký của người đứng đầu khu vực bếp, thời gian bếp nhận được, tên và ngày gởi. 

9. To keep a fluent communication with the F&B–Catering-Banquet & Stewarding department and work closely to reach a good coordination between all departments.
Thông tin liên lạc tốt với bộ phận F & B – Dịch vụ ăn uống-Tiệc & bộ phận Tạo vụ Bếp và làm việc chặt chẽ để công việc diễn ra trôi chảy giữa tất cả các bộ phận.

10. Checks daily market list from all outlets and submit on time to the purchasing department. Print and keep copy in the office as reference.
Kiểm tra danh sách mặt hàng mỗi ngày được yêu từ tất cả các bếp và gởi cho bộ phận mua hàng đúng thời hạn. In và lưu giữ bản sao trong văn phòng để làm tài liệu tham khảo.

11. Attendants‘ daily briefings with Chefs, keeps record with minute’s & follow ups.
Tham dự các cuộc họp giao ban hàng ngày với các bếp, ghi lại các cuộc họp bằng văn bảng & theo dõi

12. Able to maintain confidentiality and treat all associates personnel effects accordingly.
Duy trì tính bảo mật và cư xử phù hợp với tất cả đồng nghiệp

13. Find ways to improve the efficiency of the operation which will benefit all departments, foster positive thinking and motivation within all Food & Beverage & kitchens outlets by giving active assistance and advise on more effective way of communicating when possible.
Tìm cách nâng cao hiệu quả công việc mang lại lợi ích cho tất cả các bộ phận, thúc đẩy tư duy và động lực tích cực trong khu vực Nhà hàng và Bếp bằng cách hỗ trợ tích cực và tư vấn về cách giao tiếp hiệu quả hơn khi có thể

14. To carry out and complete duties and tasks as assigned by the supervisor.
Thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ, công việc theo sự phân công của cấp trên.

3/ JOB REQUIREMENT | YÊU CẦU TUYỂN DỤNG:  

- Good communication in English

- Khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt

- Education: College Degree or above in any field

- Trình độ văn hóa: Cao đẳng trở lên

- Experience: Minimum 01 year working in the similar position

- Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương 

- Others: Good coordination skills, computer skills, Microsoft Office

- Khác: Kỹ năng phối hợp tốt, kỹ năng vi tính, sử dụng Microsoft Office

4/ BENEFITS | QUYỀN LỢI:

Dynamic International Working Environment: Be part of a global hospitality network that values diversity and fosters professional growth.

Môi trường làm việc quốc tế năng động

Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.

Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn

13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year-end bonus.

Lương tháng 13

Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.

Quà tặng/ưu đãi sinh nhật

Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.

Du lịch công ty hằng năm

Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.

Ưu đãi nội bộ tại hệ thống khách sạn

Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.

Xe đưa đón nhân viên (Vũng Tàu – Hồ Tràm, Long Hải, Phước Hải)

Work-Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.

Cân bằng công việc – cuộc sống (2 ngày nghỉ/tuần)

 5/ HOW TO APPLY |CÁCH ỨNG TUYỂN:

• Interested candidates, please submit your CV in English via email to the Human Resources Department.
• Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh về Phòng Nhân sự qua email.
• For further inquiries, feel free to contact us:
• Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
• Phone: 0254 378 9000 (Ext: 5203)
• HR Hotline, Zalo: 0911 721 747